一開始，團隊告訴我，他們的客戶跟進資料很混亂。夥伴每天都要做後續跟進、打電話確認狀況，但這件事總是處理不完。

有些客戶沒接到電話，有些人其實已經再次消費或回覆過訊息，卻沒有被更新狀態，後續不知道該怎麼接續。

結果就是，很多待跟進資料一直卡在桌面與共享文件裡，因為「這筆還沒追完」，所以沒有人敢歸檔。久而久之，待處理資料越堆越多，流程越拖越長，資訊也越來越亂。

這是一家已經開了將近 9 年的飲料店。店裡其實累積了很多資料：營收、外送杯數、外送單數、支出、稅務、維護費，還有各種日常開銷。問題不是沒有資料，而是這些資料雖然存在，卻沒有被穩定地記錄、整理與使用。

這位老闆在第二、第三年左右，就已經把大部分營運交接給店長負責。一開始店長記錄得很完整，但時間一久，就開始東漏西漏：有些支出忘了記，有些帳單忘了交給老闆，有些該繳的稅款沒有被即時處理，最後甚至被政府罰款、強制執行。

更麻煩的是，老闆自己還有其他業務，非常忙碌，所以他很難每天去核對這些細碎資料，也很難在第一時間發現哪裡出了問題。最後變成：營收下降了，卻看不出原因；漲價之後，客單價到底有沒有提升，也不明確；很多數字被記下來，卻不足以支撐真正的判斷。